Com copiar dades d'Excel a Outlook

Excel és un programa de programari extremadament valuós que proporciona moltes solucions que sovint s’utilitzen i es creen per a altres aplicacions de programari. Es crearan moltes solucions a Excel i després es transferiran a altres aplicacions o s’enviaran a altres llocs. Sovint, les solucions que creeu a Excel caldrà extreure-les i utilitzar-les en algun altre format.

Suposem que heu de fer una taula i enviar-la a algú per correu electrònic. Podeu intentar fer-ho des de la perspectiva; tanmateix, caldria una mica de temps addicional per formatar-lo per garantir que es vegi correcte. Per tant, quan penseu en una taula, probablement tingueu en compte Excel. Mireu la taula següent creada a Excel. S'ha copiat d'Excel i s'ha enganxat directament a aquest article mitjançant l'operació de pegat estàndard.

Sense veure la taula original d’Excel, és possible que penseu que això no sembla tan dolent. El que no veieu és que se suposa que els valors de les cel·les se centren verticalment i horitzontalment. La columna de costos també es veu lleugerament apagada; de fet, estic bastant segur que ara és com indicem moneda (per sobre de l’import). Quin aspecte té la taula?

Al meu entendre, es veu una mica millor. És possible que aquesta solució no funcioni per al que necessiteu. Anem a descriure breument les diverses solucions per enganxar i resoldre dades d'Excel en altres solucions.

Com es resolen problemes de format en copiar des d'Excel

Utilitzant els mateixos exemples anteriors, vegem quines solucions tenim per a això. En primer lloc, quines opcions tenim quan enganxem dades?

D'esquerra a dreta tenim:

Mantingueu el format de la font

Mantenir el format de la font és l’opció d’enganxar per defecte. Normalment, això funcionarà com s’esperava, però depèn de com es formatin les dades des de la font. En aquest exemple, el format d'origen inclou l'estil 'Comptabilitat' que l'Outlook i moltes altres aplicacions no reconeixen. Si canvieu l'estil a 'Moneda', podreu enganxar-lo amb Keep Formatting Format i quedaria millor.

Utilitzeu els estils de destinació

Si voleu utilitzar un format semblant a l’altre text de la destinació, utilitzeu aquesta opció d’enganxar. Es mantindrà el format general, com ara negreta i cursiva, però utilitzarà els estils de destinació, com ara l’estil i la mida de la font.

Enllaça i manté el format de la font

Això mantindrà el format de la font tal qual i mantindrà la taula vinculada a la font original. Hi ha algunes funcions addicionals per a això, però permet que la persona que envieu dades faci clic a 'Actualitza l'enllaç' fent clic dret a la taula i rebre actualitzacions. Això, per descomptat, s'hauria de configurar correctament per funcionar tal com es descriu.

Enllaçar i utilitzar estils de destinació

Els estils d’enllaç i ús de destinació funcionen de la mateixa manera que Enllaça i manté el format de la font, tret que s’utilitzarà el format de destinació. Coses com el color no s’actualitzen després de copiar-les inicialment, però s’actualitzaran els canvis de text a les dades.

Imatge

La imatge pot ser útil si només voleu mostrar les dades i ja no necessiteu formatar, editar o rebre actualitzacions. Enganxar-lo com a imatge garantirà que la imatge sembli idèntica a la font. Però el vostre grup no el podrà modificar, així que assegureu-vos que això sigui aplicable a la vostra solució.

Conserva només text

Keep Only Text mostrarà la taula tal com era, però en forma de text. No hi haurà cap taula de format present ni tampoc cap format que no sigui els vostres estils de format de destinació, com ara la mida i l’estil de lletra.

Per descomptat, hi ha altres maneres d’utilitzar els estils d’enganxament anteriors i modificar el resultat per veure com voleu. Un exemple ràpid; en modificar lleugerament l’amplada de la columna “Cost” de la perspectiva amb l’estil d’enganxar Keep Source Formatting, el format es veu correcte i manté el format de comptabilitat definit a la columna Cost.

La millor manera d’aprendre és jugar amb els estils d’enganxar anteriors i veure com s’adapten millor a les vostres necessitats.