Com es crea una base de dades a Microsoft Excel

Tothom pot crear una base de dades i gestionar-la al portàtil.

Una base de dades és bàsicament un recull de totes les dades relatives a una determinada part de la vostra vida o del vostre treball que podeu organitzar o organitzar en un tros de paper o en un full Excel en aquest cas. Hi ha alguns trucs que es poden utilitzar per introduir dades fàcilment sense perdre massa temps. Per a la numeració, especialment o per a fórmules en què les columnes següents han d’obtenir un valor d’acord amb la fórmula afegida a la primera, aquests trucs o “mans curtes” en certa manera, us poden ajudar enormement.

Microsoft Excel us ajuda a mantenir totes les vostres dades segures i sòlides i us ajuda a mantenir-les d’una manera manejable per a vosaltres o per al vostre equip. Els fulls Excel poden ocupar o fins i tot més de milers de dades. A més, fins i tot podeu afegir full de càlcul nou al mateix fitxer per mantenir les dades en un mateix lloc.

Vegem, doncs, com podem fer una base de dades a Microsoft Excel. Prenguem un exemple de mestra que ha d’afegir les notes de cada assignatura dels 10 estudiants de la seva classe i ha d’incloure informació important com el nom dels pares, el número d’inscripció, la data de naixement i les puntuacions.

Obriu el full Excel i comenceu a introduir les dades. Els encapçalaments, per exemple, nom de l’alumne, número d’inscripció de l’alumnat, nom dels pares, data de naixement, assignatures i puntuació.

Començant pels títols.

Per afegir els números o els números d’inscripció d’estudiants a una velocitat ràpida, ja que són números d’un patró determinat, heu de seleccionar les dues cel·les que contenen números, porteu el cursor al final de l’última cantonada de les cel·les; com un signe més quan el porteu a la cantonada. Ara feu-hi clic i arrossegueu-lo cap avall fins a la vostra última fila o columna. Assegureu-vos que afegiu almenys dues figures per a les dues primeres files. Això donarà a l’ordinador una idea que aquest és el patró que se segueix.

Afegiu dades a les columnes i les files que segueixen un patró determinat

Afegir dades a almenys les dues primeres columnes i files

Seria la vostra pantalla quan arrossegueu el cursor cap avall

Així apareixerà ara el vostre full Excel. Podeu repetir-ho també per al número d’inscripció d’estudiants. Com que les dades d'altres columnes no són numèriques ni estan centrades en la fórmula, no podeu seguir el mateix truc a les altres cel·les.

Una forma ràpida d’afegir dades fàcils

Afegint la posada de dades.

Heu d’assegurar-vos que no deixeu cap espai buit entre les files. Les files es coneixen més sovint com a registres, per això és molt important que us assegureu que les files, en aquest cas d’exemples, no es deixen buides.

Una fila s’anomena ‘registre’ perquè és on s’afegeix tota la data relativa a aquella persona o cosa concreta.

Una columna, en canvi, és un camp on s’afegeixen els títols, els encapçalaments i la definició del que representa el «registre».

Ara bé, si voleu que la base de dades sembli més professional, podeu crear una taula al voltant i fer que tots els encapçalaments siguin en negreta i centrats a les seves respectives cel·les.

A continuació s’explica com podeu crear una taula al seu voltant.

1. Seleccioneu les dades que vulgueu ser en un formulari de taula.

   seleccioneu les vostres dades

2. Aneu a Insereix

   Cerqueu 'Insereix' a la pàgina Excel

3. Feu clic a Taula

   Crea la taula

4. Aquest quadre de diàleg apareixerà, si hi ha altres dades, a més de les columnes i files seleccionades del full de càlcul que vulgueu afegir a la taula, només podeu canviar els números i els alfabets de les files i les columnes.

   Si marqueu l’opció La meva taula té capçaleres, els vostres títols formaran part de la taula.

5. Si feu clic a D'acord, el vostre full de càlcul serà així.

   La vostra taula per a totes les dades que acabeu d'introduir.

6. Totes les fletxes de la primera fila us mostren les opcions per ordenar la data. Podeu ordenar-los per ordre alfabètic i seleccionar els estudiants específics.

   Explorant les opcions. Fins i tot podeu seleccionar i anul·lar la selecció dels xecs per incloure o excloure de la taula aquell estudiant específic.

Acabo de canviar l'ordre alfabètic aquí i podeu veure la fletxa de l'encapçalament de la columna 3.

La fletxa cap avall de cada columna us ajudarà a gestionar millor les dades d’aquestes columnes

No és això. Podeu augmentar la mida de la taula per afegir més camps simplement portant el cursor a la cantonada final dreta, on el cursor es veurà com una fletxa de dues cares i arrossegueu la taula cap a fora.

Espai per a més dades a la taula.

Podeu afegir més dades aquí ara.