Com arxivar correus electrònics a l'Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Com més utilitzeu la bústia de correu de Microsoft Outlook, més creixerà la vostra bústia de correu. Si ho reflexioneu, s’assembla bastant a com s’acumulen els papers a l’escriptori. Però, què podeu fer quan la pila es fa tan gran que cal tractar-la? Bé, a la vida real podeu dedicar-vos temps a ordenar cada document i emmagatzemar aquells papers que siguin importants i descartar-ne els de menys importància. Per sort, podeu recrear el mateix procés a l'Outlook.

Sense excepció, totes les versions de l'Outlook admet l'arxivament. Encara més, teniu diverses opcions a l’hora d’arxivar els vostres articles a Outlook. La forma més convenient és utilitzar AutoArchive per tractar missatges, cites i tasques anteriors. Una altra manera de fer-ho és fer servir l'arxiu manual per moure els missatges a una carpeta específica. Però la forma més ràpida és utilitzar el fitxer Arxiu botó situat al fitxer Dossier Menú.

Recordeu que l'Outlook manté una carpeta predeterminada per arxivar que no es pot suprimir. Arxivar el correu electrònic us ajudarà a mantenir una botiga neta, facilitant la cerca de correus electrònics més antics i mantenint la safata d'entrada ben ordenada.

A continuació teniu una sèrie de guies que us guiaran per arxivar elements a l'Outlook de totes les maneres possibles. Anem a començar!

Mètode 1: Arxivar manualment els missatges amb una sola acció

Aquest mètode és la forma més ràpida de moure un o més missatges a la carpeta Arxiu. Aquests fitxers arxivats romandran accessibles a través del quadre de cerca o navegant manualment a la pàgina Arxiu carpeta. Els elements arxivats també es poden visualitzar en dispositius mòbils visitant el fitxer Arxiu carpeta. A continuació, es mostra una guia ràpida sobre com arxivar manualment elements a l'Outlook 2016:

Obriu l'Outlook i seleccioneu un o més missatges al fitxer Safata d’entrada o qualsevol altra carpeta.
Feu clic a Arxiu icona dins del fitxer Suprimeix grup. La icona d’arxiu només és visible dins de la cinta a l’Outlook 2016.
Nota: També podeu prémer el botó Tecla de retrocés per aconseguir el mateix resultat.
Hauríeu de poder trobar els vostres missatges dins del fitxer arxius carpeta.
Nota: La carpeta Arxiu es crea automàticament fins i tot si no l’heu utilitzat mai abans. Si no podeu veure la carpeta Arxiu, aneu a Fitxer> Compte d’Office> Opcions d’actualització i feu clic a Actualitzar ara .

Mètode 2: utilitzar la funció d'arxiu automàtic

L’Outlook té una funció automàtica capaç d’arxivar elements anomenats Arxiu automàtic. Aquesta característica es pot programar per arxivar elements a intervals regulars. Totes les versions d'Outlook tenen suport per a l'arxiu. La diferència és que Arxiu automàtic està desactivat per defecte a l'Outlook 2010 i versions posteriors.

Després Arxiu automàtic està habilitat, els usuaris poden definir propietats per a cada carpeta que vulguin arxivar. Tingueu en compte que quan arxiveu un correu electrònic, es mourà a un altre fitxer PST i ja no estarà disponible al fitxer PST principal. Aquí teniu una guia ràpida sobre com habilitar i utilitzar AutoArchive:

Com s'activa i es configura l'arxivament automàtic

Girar Arxiu automàtic activat, aneu a Fitxer> Opcions . Un cop a l’Outlook Configuració , feu clic a Advanced per avançar-la i feu clic a Configuració de l'arxiu automàtic .
Nota: A l'Outlook 2007 i versions anteriors, podeu trobar el fitxer Arxiu automàtic configuració a Eines> Opcions> Altres .
Si tot està atenuat, heu de marcar la casella que hi ha al costat Executeu AutoArchive per tal d’habilitar-lo Arxiu automàtic.
Ara és hora de configurar el comportament de l’Arxiu automàtic. Comenceu escollint la freqüència amb què voleu que s’executi l’Arxiu automàtic. El valor predeterminat és de 14 dies, però si el voleu mantenir net, configureu-lo entre 2 i 6.
Si voleu rebre una notificació abans que comenci l'Arxiu automàtic, marqueu la casella que hi ha al costat Pregunteu abans que s'executi AutoArchive . És una bona idea viure aquesta opció activada, ja que l’arxivament automàtic pot interferir amb el vostre treball.
Per evitar omplir l'arxiu de correus electrònics innecessaris, és una bona idea deixar-ho S'ha marcat la supressió del correu electrònic caducat . Si desactiva Arxiveu o suprimiu elements antics, només se suprimiran completament els missatges caducats.
Si voleu que la vostra carpeta d’arxiu sigui visible a l’Outlook, heu d’habilitar-la Mostra la carpeta d’arxiu a la llista de carpetes.
Ara configureu els paràmetres de carpeta per defecte per arxivar.
A continuació, activeu el commutador situat al costat de Mou els elements antics a i feu clic a Navega per definir el camí cap a on voleu que s’arxivin els vostres articles. Encertat D'acord per confirmar la configuració.

Un cop hàgiu activat i configurat Arxiu automàtic, farà la seva feina automàticament a temps. Podeu confirmar que funciona si comproveu si Arxius s'està omplint la carpeta.

Configuració de les propietats d’arxiu automàtic per a carpetes individuals

Un cop hàgiu acabat de configurar la funció Arxivament automàtic, podeu afegir una capa de control addicional establint propietats específiques per a cadascuna de les vostres carpetes. És una pràctica habitual en carpetes com ara Articles suprimits o bé Correu brossa per utilitzar propietats d'arxiu automàtic diferents de la vostra carpeta de correu electrònic principal.
Nota: Si no definiu cap configuració individual d'arxiu automàtic per a una carpeta, utilitzarà automàticament la configuració global d'arxiu automàtic configurada anteriorment.

A continuació, es mostra una guia ràpida sobre com configurar les propietats d’arxiu automàtic individuals en una carpeta:

Feu clic amb el botó dret a la carpeta que vulgueu tractar preferentment i feu clic a Propietats.
Feu clic a Arxiu automàtic per avançar-la. Aquí teniu una selecció de paràmetres que s'aplicaran únicament a aquesta carpeta.
Podeu desactivar Arxiu automàtic per a aquesta carpeta fent clic a No arxiveu elements en aquesta carpeta .
Per anul·lar la configuració global d’arxiu automàtic, feu clic a Arxiveu aquesta carpeta mitjançant aquesta configuració i feu les vostres modificacions a continuació. Feu clic a Aplicar per confirmar la configuració.
Nota: Recordeu que aquesta configuració no s’aplicarà a cap de les subcarpetes d’aquesta carpeta en particular. Haureu de modificar-les.

Mètode 3: Arxiu manual de correus electrònics mitjançant eines de neteja

Si no sou un gran fan de l’automatització, hi ha una solució de mitjà que us permetrà arxivar de manera massiva amb un control encara més gran. Amb aquest mètode, podeu arxivar tota una carpeta juntament amb les seves subcarpetes. Si no voleu esperar que arrenqui l'Arxiu automàtic, podeu fer-ho vosaltres mateixos i triar on voleu desar-los. Això és el que heu de fer:

Feu clic a Dossier i després aneu a Informació i desplegueu el menú desplegable des de Eines de neteja. Seleccioneu Arxiu des del menú desplegable.
Seleccioneu Arxiveu aquesta carpeta i totes les subcarpetes i feu clic a la carpeta que voleu arxivar.
Si voleu que s'arxivin totes les dades d'Outlook, feu clic a la vostra adreça de correu electrònic a la part superior de la llista.
Utilitzeu el menú desplegable que hi ha al costat de Arxiva els elements anteriors a per seleccionar la data més recent per arxivar els elements. Tots els elements anteriors a la data que heu definit en aquest menú s’arxivaran.
Podeu arxivar elements que anteriorment estaven exclosos de l'arxiu automàtic marcant la casella que hi ha al costat Incloeu elements amb Arxiu automàtic .
Utilitzar el Navega per definir el camí on voleu que es desi el vostre arxiu PST. Feu clic a D'acord per iniciar el procés.

Aviat notareu que alguns correus electrònics es mouran de les carpetes predeterminades al fitxer pst arxivat.
Nota: El fitxer arxivat hauria de ser accessible a l'Outlook com a carpeta. Si per alguna raó no va Dossier i feu clic a Obre i exporta . A continuació, feu clic a Obriu el fitxer de dades de l'Outlook , aneu a la ubicació del vostre arxiu i premeu D'acord .